Como reduzir custos de frete na transportadora: 7 estratégias que funcionam

O frete médio por km no Brasil fechou 2025 em R$ 7,28 — alta de 14,5% em relação a 2024, segundo o Índice de Frete Rodoviário (IFR) da Edenred Repom. O diesel S-10 ultrapassou a marca dos R$ 7 por litro. Pedágios subiram 8% em média. Para uma transportadora com 15 veículos rodando 3.000 km/mês cada, o custo operacional mensal gira em torno de R$ 300 mil a R$ 400 mil. Qualquer redução de 5% nessa conta significa entre R$ 15 mil e R$ 20 mil por mês de economia — ou quase um caminhão novo por ano.

O problema é que a maioria das transportadoras tenta reduzir custos cortando o que vê: motorista, manutenção, pneu. Mas o dinheiro grande está nos custos invisíveis — km rodado à toa, combustível queimado em rotas mal planejadas, caminhões viajando vazios, horas paradas em docas. Este post mostra 7 estratégias práticas para reduzir custos de frete de verdade, com dados do mercado brasileiro.

1. Elimine quilômetros vazios

No Brasil, cerca de 35% a 40% dos caminhões viajam vazios — é o chamado "retorno vazio". Isso significa que para cada 1.000 km rodados, até 400 km são gastos sem gerar receita nenhuma. O custo por km existe mesmo sem carga: combustível, pneu, depreciação, pedágio. Em uma frota de 15 veículos, isso pode representar perdas de R$ 50 mil a R$ 80 mil por mês.

A solução é mapear fluxos de carga (ida e volta) e usar marketplaces de frete ou parcerias com outras transportadoras para fechar cargas no trajeto de retorno. Mesmo que o frete de retorno seja 20% menor, é infinitamente melhor que rodar vazio. Um TMS com módulo de gestão de viagens facilita esse cruzamento de oportunidades.

2. Otimize rotas e consolidas entregas

Consolidação de carga é agrupar pedidos por região e janela de atendimento para aproveitar melhor a capacidade do veículo. Em vez de mandar três caminhões meio cheios para a mesma zona, um único veículo faz as entregas — reduzindo combustível, pedágio e motorista. Transportadoras que implementam roteirização inteligente reportam reduções de 20% a 30% na quilometragem total da frota.

A consolidação funciona especialmente bem em distribuição urbana e regional, onde o volume de pedidos é alto mas os embarques individuais são pequenos. O segredo é ter um sistema que agrupa automaticamente por proximidade geográfica, prioridade e janela de horário — sem depender da intuição do operador.

3. Controle combustível de verdade

O combustível representa 30% a 40% do custo operacional variável de uma transportadora. Mesmo assim, muitas ainda controlam diesel pelo "talão de abastecimento" ou pela nota fiscal — sem saber quanto cada veículo consome, quanto deveria consumir e onde estão os desvios. A primeira ação é instalar medidores de consumo por veículo e comparar com o padrão do fabricante. Um caminhão que faz 2,8 km/l mas está consumindo 2,2 km/l desperdiça 21% a mais de diesel em cada viagem.

Depois do monitoramento, vêm as ações corretivas: ecocondução (treinar motoristas para acelerar e frear menos), calibragem de pneus (pneu 10% abaixo da pressão aumenta o consumo em até 3%), manutenção preventiva (filtro de ar sujo = mais consumo) e eliminação de rotas desnecessárias. O app do motorista do BrainCargo registra dados de viagem que ajudam a cruzar consumo com rota e comportamento.

4. Reduza tempo parado em docas

Tempo parado em docas de carga e descarga é um dos custos mais subestimados. Um caminhão que fica 2 horas parado esperando descarregar gera custo de motorista, ociosidade do veículo e, em muitos casos, horas extras. Em operações de distribuição urbana, é comum que 15% a 25% do tempo total de viagem seja gasto parado em docas. Multiplicando por uma frota de 15 veículos, isso são dezenas de horas improdutivas por dia.

Ações práticas: agendar janelas de descarga com antecedência, usar confirmação digital de chegada (o motorista registra no app e o cliente é notificado), estabelecer SLAs de tempo máximo em doca com o embarcador e monitorar o tempo real de permanência por cliente. Quando os números aparecem, a conversa com o cliente muda — e os tempos caem.

5. Auditoria de pedágios e cobranças

O pedágio representa 10% a 20% do custo por viagem em rotas interestaduais, e as tarifas sobem todo ano. Muitas transportadoras pagam pedágio sem questionar se a rota é a mais barata em termos de cobranças. Um desvio de 30 km que evita três praças de pedágio pode sair mais barato — mas só dá para saber fazendo a conta. Além disso, erros na cobrança (passes duplicados, categorias erradas de eixo) são mais comuns do que parecem.

Use o módulo de gestão de viagens para comparar custo de pedágio entre rotas alternativas e auditar as cobranças do mês. Recomenda-se revisar 100% das faturas de pedágio pelo menos uma vez por trimestre. Em frotas médias, é possível recuperar entre 3% e 8% do valor pago em cobranças indevidas.

6. Acompanhe KPIs de custo por rota

Você não melhora o que não mede. A margem por rota — receita da rota menos custos diretos divididos pela receita — é o indicador que revela quais rotas dão lucro e quais estão queimando dinheiro. Muitas transportadoras só olham o resultado geral no fim do mês e descobrem tarde que uma rota específica operou no prejuízo o mês inteiro.

Para um guia completo de indicadores, consulte nosso post sobre KPIs logísticos para transportadoras.

7. Automatize processos para reduzir overhead

Custo operacional não é só rodar. É emitir documentos, conferir notas, responder cliente, gerar relatório, fechar o dia. Transportadoras que ainda dependem de planilhas e WhatsApp para operar gastam 30% a 50% mais tempo administrativo por viagem do que as que usam TMS integrado. Isso se traduz em mais pessoas no escritório, mais erros (que geram retrabalho e multas) e menos agilidade para reagir a imprevistos.

A automação de documentos fiscais, comprovação de entrega digital e CIOT elimina retrabalho e reduz risco de autuações. Em um mês, uma transportadora média pode poupar 40+ horas de trabalho administrativo — sem cortar pessoal, apenas removendo processos manuais.

De onde começar

Não tente implementar tudo de uma vez. A abordagem recomendada é:

1. Semana 1: levante o custo por km real da sua operação (dados dos últimos 3 meses) e identifique rotas com margem negativa;
2. Semana 2: mapeie o percentual de km vazio da frota e cruze com oportunidades de backhaul;
3. Semana 3: instale monitoramento de consumo por veículo e compare com padrão de fábrica;
4. Semana 4: implante janelas de descarga com os 10 maiores clientes e comece a medir tempo parado em doca.
5. Mês 2: avalie roteirização inteligente e consolidação de carga para as rotas de pior desempenho;
6. Mês 3: audite pedágios e automatize emissão de documentos fiscais.

Essa sequência prioriza ações de baixo custo e impacto rápido. Não exige compra de software no primeiro mês — só organização de dados e processos que você já tem.

O frete subiu 14,5% em 2025. Quem não revisa seus custos operacionais a cada trimestre está perdendo margem sem perceber. Redução de custo não é cortar serviço — é rodar mais inteligente.

Para entender como a tecnologia ajuda a reduzir custos, conheça os módulos do BrainCargo — gestão de viagens, roteirização, comprovação de entrega, CIOT e muito mais em uma única plataforma. Ou fale com nossa equipe para uma avaliação gratuita da sua operação.